Réseau des professionnels en soutien administratif virtuel

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Chose promise, chose due.

Lorsque j’ai créé le RPSAV en mai 2008, j’ai promis aux membres de promouvoir la profession d’adjointe (assistante) virtuelle. J’ai tenu ma promesse en créant le site et en ajoutant ce blogue. J’ai par la suite créé une page professionnelle sur Facebook.

J’avais cependant comme objectif d’aller plus loin en matière de promotion. C’est fait et voici comment:

1. J’ai signé une chronique dans le journal Partenaires d’Affaires. Vous pouvez lire la chronique ici.

2. Cette même chronique a été  publiée sur le site de RessourcesPro.com. Vous pouvez la lire ici.

3. Enfin, on a parlé du RPSAV sur le site Les Affaires.com, dans la section Ma carrière.

Et ce n’est qu’un début car je sais que les membres font aussi leur part pour promouvoir le RPSAV.

Le texte ci-dessous est une chronique de Marie-Renée Buczkowski publié dans la Revue des membres du RPSAV. Nous avons pensé le partager sur la blogosphère pour permettre à d’autres de profiter de l’information contenue dans ce compte-rendu.

Danielle Guérin et moi sommes de retour du FoVA (Forum on Virtual Assistance), qui avait lieu cette année à Niagara Falls, du 3 au 7 juin derniers.

Wow! Vous voulez rencontrer des pionnières, les leaders dans le domaine de l’assistance virtuelle? C’est au FoVA qu’il faut aller! J’ai été impressionnée  par la qualité des conférencières présentes à l’événement. Ces assistantes et adjointes virtuelles d’expérience étaient là pour nous apprendre les trucs du métier, mais aussi pour nous montrer la voie vers l’avenir de l’industrie : les tendances, les nouveaux services en vogue, le développement et la croissance de notre entreprise, etc. Avec elles, nous avons beaucoup discuté. Car il n’y a pas qu’une seule façon de faire des affaires. Chaque assistante a son style et sa propre façon de gérer son entreprise.

La grande générosité de nos conférencières m’a donné l’inspiration d’écrire cet article. Je partage la philosophie qui veut que notre secteur d’activité repose sur la collaboration plutôt que sur la compétition. Au FoVA, ce fût manifeste. Ce congrès m’a donné l’occasion de vérifier que les AVs aiment partager leur savoir, leurs habiletés et leur expertise. Leur enthousiasme pour le développement de l’industrie est palpable.

Un des sujets de discussion que nous avons abordé est la certification ou l’accréditation des AVs, selon la formation suivie. À l’heure actuelle, rien ne s’oppose à ce que quelqu’un démarre son entreprise d’assistance virtuelle sans avoir suivi au préalable une formation reconnue. Si vous avez de l’expérience de travail et quelques habiletés de base, vous pouvez vendre vos services à titre d’AV. C’est d’ailleurs mon cas. Je n’ai pas suivi de formation reconnue pour devenir AV. Toutefois, j’ai fait du mentorat avec Danielle.

La question est : est-il possible de répondre à des standards de qualité élevés et de respecter l’éthique de la profession sans nécessairement avoir de certification ?

Répondre à des standards de qualité élevés
Cela implique d’être à l’affût de ce qui se passe de nouveau dans le monde des AVs et de rester à jour dans nos connaissances informatiques et autres. Je crois sincèrement qu’il faut continuellement mettre nos connaissances à jour, sinon on risque d’être vite dépassées par la technologie. Il faut donc régulièrement ajouter de nouvelles cordes à notre arc. Ces nouvelles connaissances sont des atouts précieux qui vous serviront à aller chercher de nouveaux clients et à conserver vos clients actuels, enchantés par les nouveaux services que vous offrirez. De plus, cela est un bon indice de votre degré d’engagement dans votre entreprise. Voyez cela comme un investissement.

Respecter l’éthique de la profession
Vous avez de l’expérience ou vous avez la formation, mieux : vous avez les deux! Bravo. Maintenant, est-ce que vous offrez tous les services, même ceux pour lesquels vous n’avez pas les compétences? Je ne parle pas ici de services offerts par une autre personne qui travaille avec vous, mais bien d’un service que vous prétendez maîtriser et offrez vous-même. Alors?

J’ai moi-même voulu rendre service à une cliente en transcrivant des entrevues. Erreur! Je n’avais ni l’équipement, ni la vitesse de doigté requise pour ce faire. Cela m’a pris beaucoup trop de temps, j’ai dû baisser mon taux horaire car j’avais mal évalué le temps requis pour accomplir le travail. J’étais gênée de facturer le temps réel que cela m’avait pris… Par respect pour mes clients, j’ai donc décidé de ne plus offrir ce service. J’ai compris que ce n’était pas ma force. Je préfère de loin référer une autre adjointe plus compétente.

Au début, il est tentant de vouloir offrir plusieurs services, voire tous les services! Vous constaterez bien vite que ce n’est pas la voie à suivre. Les grandes AVs le répètent : choisissez votre niche et n’offrez que les services qui vous plaisent et pour lesquels vous avez les compétences. Vous vous éviterez bien des souffrances inutiles. Car si vous promettez la lune au client et que vous n’êtes pas capable de livrer le service, non seulement vous risquez de perdre un client et de nuire à votre  nom, mais vous entachez la réputation de la profession. Essayez plutôt de trouver LA ressource, l’expert qui fera le travail à votre place, pour votre client. Il ou elle vous en sera reconnaissant/e.

De la même façon que l’on ne s’improvise pas dentiste (heureusement, il est loin le temps des arracheurs de dents!) je ne crois pas que l’on peut s’improviser assistante virtuelle. Ça prend plus qu’un téléphone et qu’un ordinateur pour joindre nos rangs!

Il viendra un jour où les clients exigeront que les AVs aient une formation reconnue, si ce n’est pas déjà le cas. En attendant, je vous encourage donc fortement à aller consulter les sites des associations pour AVs, de vous y inscrire, de participer à des forums de discussions, à des téléclasses, etc. Apprenez de nouveaux logiciels, soyez curieuses et intéressez-vous à ce qui se passe de nouveau sur Internet. N’oubliez pas : la technologie évolue très rapidement et nous sommes virtuelles… nous n’avons aucune excuse pour rater le bateau.

Si  indispensable et pourtant si peu connu…

J’aimerais vous présenter un ouvrage qui est entré dans ma vie tout à fait par hasard, alors que je participais à un concours à la radio communautaire de Sherbrooke. J’ai eu l’immense honneur de gagner le Dictionnaire des cooccurrences, de Jacques Beauchesne.

Des cooccuquoi? La cooccurrence est la présence simultanée de deux ou de plusieurs mots dans le même énoncé qui possèdent un lien conceptuel (ex. : élève et professeur, port et bateau). Ce dictionnaire contient, pour plusieurs mots, une liste de suggestions d’adjectifs qualificatifs et de verbes qui leur conviennent.

Cet ouvrage s’avère fort utile lorsque vous rédigez et que vous hésitez devant un mot, ne sachant trop quel qualificatif lui donner ou quel verbe lui attribuer. Il permet de remplacer les verbes monotones tels avoir, être, faire par des mots vivants. Il aide également à varier les adjectifs qualificatifs pour ainsi profiter de l’immense richesse de la langue française.

Voici un exemple concret tiré de ce dictionnaire :
« SUIVI attentif, continuel, discret, effectif, étroit, individuel, méthodique, pointilleux, relâché, rigoureux, systématique. Assurer, faire, intensifier, mettre en place, permettre, prendre en charge, relâcher, renforcer, resserrer un/le ~ de qqn/qqch; avoir besoin, bénéficier d’un ~. »

J’utilise régulièrement ce dictionnaire pour la rédaction de publicités, pour la révision de textes, etc. Il fait partie des outils de références que je laisse à portée de main. Je vous le recommande sans hésiter! (BEAUCHESNE, Jacques. Dictionnaire des cooccurrences, Montréal, Guérin, 2001, 394 p.)

Cette chronique a été publiée pour la première fois dans la Revue des membres du RPSAV. Elle a été écrite par Émilie Maheux, adjointe virtuelle et membre du RPSAV.

C’est une question qui revient très souvent dans les conversations, peu importe qu’on soit professionnelle en soutien administratif virtuel ou un autre professionnel. C’est normal, en affaires, nous avons tous un budget et, nous souhaitons tous une marge de profit.

La question est justifiée et pour cela, je vous dirai que le tarif moyen d’une adjointe virtuelle varie entre 25 $ – ce qui est trop peu à m0n avis – et 100 $ l’heure pour du soutien plus technique comme du graphisme ou de la conception web.

25$ l’heure c’est trop peu parce que l’adjointe n’a pas pris en considération certains éléments importants lors de l’établissement de son tarif :

1. Elle fournit son propre équipement: ordinateur, logiciel, télécopieur, Internet.

2. Elle paie pour sa formation continue. Enfin, j’espère pour ses clients qu’elle a prévu poursuivre sa formation…

3. Comme il n’y a aucune déduction à la source, elle devra prévoir un certain montant à payer lors de sa déclaration de revenus.

4. Moins le tarif est élevé, plus il faudra d’heures facturables pour atteindre ses objectifs financiers.

Il y a plusieurs adjointes virtuelles parmi celles qui ont un tarif aussi bas qui ont également un emploi à temps plein et elles n’osent pas charger beaucoup plus cher que ce qu’elles font comme employée. Or, ce n’est que lorsqu’elles commenceront à penser comme entrepreneur qu’elles seront vraiment en affaires.

En tant que cliente potentielle ( j’engage parfois des collaboratrices), je doute des compétences d’une personne qui affiche un tarif de 12$ l’heure dans les petites annonces disant qu’elle est une experte en traduction, révision et traitement de textes… Comme disent nos voisins anglophones “You get what you pay for” alors je me méfie.

Bravo! Vous avez décidé de déléguer une partie ou la totalité de la gestion administrative de votre entreprise pour libérer du temps afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus: le développement des affaires, la famille et les loisirs.

De nos jours, il y a de plus en plus de professionnelles en soutien administratif virtuel qui s’affichent et c’est tant mieux même s’il semble y en avoir plusieurs qui ont décidé de démarrer une entreprise sans expérience croyant pouvoir y faire fortune.  Mais ça, c’est un sujet pour un autre billet…

Comment trouver quelqu’un de compétent ? Comment être certain de trouver la perle rare ? Qu’est-ce qu’il faut savoir avant de s’engager avec une adjointe virtuelle ?

Les pistes suivantes (résultat de six ans d’expérience et de contacts réguliers avec des Virtual Assistants du Canada, des États-Unis et d’Australie) vous aideront à gagner du temps dans votre recherche. Après tout, c’est justement pour gagner du temps que vous chercher la bonne collaboratrice!

Quoi rechercher ? Quelles sont les caractéristiques communes des meilleures professionnelles en soutien administratif virtuel ?

• Elles ont déjà de l’expérience en soutien administratif. Elles ont été employées pendant plusieurs années ( au moins trois ans) dans un poste où elles assumaient plusieurs responsabilités administratives.
• Elles font parties d’un réseau de professionnelles en soutien administratif virtuel. En plus du RPSAV, il y a d’autres réseaux anglophones où vous pourrez trouver des collaboratrices bilingues. Vous pouvez visiter le CVAN, le CVAC et IVAA. Le fait qu’elles fassent partie d’un réseau démontre qu’elles ont l’esprit de collaboration et qu’elles ont accès à des ressources. De plus, les membres s’engagent à respecter un code de conduite. Sans être une garantie, ceci peut vous rassurer quant au respect de votre confidentialité.
• Elles sont capables de démontrer la qualité de leur travail en fournissant un ou plusieurs des éléments suivants : un site Internet, des exemples de documents qu’elles ont créés, des références de clients ou encore des témoignages.
• Elles sont déterminées à apprendre et participent à différents programmes de formation en bureautique, technologie du Web ou précisément en soutien administratif virtuel.

Vous pouvez également poser les questions suivantes lorsque vous les “rencontrerez” au téléphone pour une consultation.

• Depuis quand êtes-vous adjointe virtuelle ?
• Quelle est votre expérience en soutien administratif ?
• Avez-vous suivi une formation pour être Adjointe virtuelle ?
• Avez-vous suivi d’autres formations pertinentes au soutien administratif virtuel ?
• Combien de clients soutenez-vous en ce moment ?
• Puis-je contacter certains de vos clients pour des références ?
• Assurez-vous une confidentialité à toute épreuve ?
• Quel est votre tarif ?
• Qu’est-ce que votre tarif inclut ?
• Qu’est-ce que votre tarif n’inclut pas ?

Enfin, observez comment vous vous sentez en discutant avec cette personne. Votre adjointe devra connaître votre entreprise et c’est important que la personne que vous choisirez pour ce rôle convienne à votre style de communication et que vous vous sentiez confortable et en confiance.