Réseau des professionnels en soutien administratif virtuel

Archive for the ‘La profession’ Category

hez nos collègues anglophones, les Virtual Assistants, il y a beaucoup de débats sur ce qui est préférable, être généraliste ou spécialiste. Avant de vous donner mon opinion personnelle, voyons ce que signifient chacun des termes.

Généraliste : La professionnelle en soutien administratif virtuel généraliste est un peu “touche à tout”. Elle exécute toutes les tâches administratives et ce, pour tous les types de clients, peu importe la profession.

Spécialiste : La professionnelle en soutien administratif virtuel spécialiste se concentre principalement sur un type de client qu’elle connaît très bien ou sur un type de service qu’elle maîtrise.

Alors, qu’est-ce qui est préférable : être généraliste ou spécialiste ?

Au risque de donner une réponse de “politicien”, ça dépend…

Quand on commence son entreprise, il est bon de pouvoir servir différents clients et d’offrir plusieurs services. Avec le temps, on finit par savoir avec quel type d’entrepreneurs on préfère travailler et les tâches qu’on préfère exécuter. La plupart des professionnelles en soutien administratif virtuel commencent par être des généralistes.

Celles qui souhaitent continuer à être généralistes le font parce qu’elles aiment la variété ou, voici une opinion personnelle… elles ont peur de manquer de travail et acceptent tout ce qui passe… Avant de lancer les tomates, révisez votre liste de clients et les services qu’ils utilisent. Vous verrez probablement que les clients ont plusieurs caractéristiques communes ou que les services sont sensiblement les mêmes.

Les compagnies de plusieurs professionnelles sont souvent généralistes parce que ce sont les membres de l’équipe qui sont spécialistes. Elles peuvent alors servir plusieurs types de clients avec des besoins tout aussi variés.

Être spécialiste a aussi ses avantages puisqu’on devient l’experte pour le type de client qu’on préfère ou dans le domaine où on excelle. L’idée d’être spécialiste vient du concept d’utiliser et maximiser ses forces. Travailler comme on aime n’est plus perçu comme un travail.

Certaines sont des adjointes virtuelles pour des coachs ou des consultants, d’autres dans le domaine des arts ou de la construction.

Il y a aussi des expertes en conception de sites Internet ou en ressources humaines. Avec la venue du Web 2.0, il y a des professionnelles qui ont choisi ce créneau.

Peu importe ce qu’on choisit, l’important, c’est que le client reçoive un excellent service!

Nous privilégions le terme professionnel(le)e en soutien administratif virtuel afin d’englober toutes les professionnelles offrant du soutien administratif à distance. Le terme le plus couramment utilisé est “adjointe virtuelle”.

La profession d’adjointe virtuelle est encore très jeune. Les premières adjointes virtuelles (Virtual Assistant) se sont fait reconnaître aux États-Unis peu de temps après que Thomas Leonard, fondateur de la Coach University du Colorado, ait utilisé ce terme pour décrire sa relation avec son adjointe. Vers 1997, les premières adjointes virtuelles canadiennes ont démarré leurs entreprises. L’adjointe virtuelle est une adjointe qui offre, de son bureau, une variété de services administratifs à des entreprises situées un peu partout.

En travaillant avec une adjointe administrative virtuelle, un entrepreneur bénéficie du même type de soutien qu’il aurait dans une grande entreprise. En effet, l’adjointe virtuelle offre à l’entrepreneur les mêmes services que lui offrirait une équipe de soutien à son bureau, sans qu’il n’ait à prévoir l’espace et le matériel qui seraient nécessaires s’il devait embaucher du personnel.

La distance n’est jamais un obstacle : nous communiquons avec nos clients par courriel, téléphone, télécopieur, intranet et transfert de CD-ROM.

Notre charge de travail varie d’un client à l’autre, selon les besoins. Pour certains, il peut s’agir de quelques heures par mois, alors que pour d’autres, il faut compter dix heures par semaine. La charge de travail de l’adjointe peut augmenter au fur et à mesure que l’entreprise de son client prend de l’expansion.

La plupart des adjointes virtuelles préfèrent collaborer avec des entrepreneurs ou des travailleurs autonomes qui ont clarifié leur vision d’entreprise et formulé des objectifs précis. Ces informations permettent à l’adjointe d’être proactive et d’apporter des suggestions pour atteindre les objectifs visés.

Comme elles sont également des entrepreneurs, elles ont accès à de nombreuses ressources qui peuvent être utile à leurs clients.

——————————————————–
Texte fourni par Danielle Guérin, adjointe virtuelle d’excellence chez VADG depuis 2002. Danielle est également formatrice et accompagnatrice pour les adjointes virtuelles chez Académie des adjointes. Danielle a créé le Gestionnaire global. En mai 2008, Danielle a fondé le RPSAV – Le Réseau des Professionnels en Soutien Administratif Virtuel, un service offert afin de promouvoir la profession et encourager la collaboration entre ses membres.